Gallring

En allmän handling får inte kastas om det inte finns ett gallringsbeslut. Det man tar hänsyn till vid en eventuell gallring är:
- rätten att ta del av allmänna handlingar
- rättssäkerhet och förvaltningarnas behov
- framtida forskning.

Gallra - förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Att gallra innebär alltid informationsförlust och måste föregås av ett gallringsbeslut. Vid gallring av elektroniska handlingar tas filerna bort så att de inte kan återskapas.

Verksamheterna måste lämna in en gallringsbegäran till Stadsarkivet och får sedan ett beslut i form av en föreskrift. Sedan hösten 2023 gäller denna rutin även för de kommunala bolagen. Rör det sig om en slutgiltig nedstängning av till exempel ett system, så fattas ett särskilt beslut utan att det utmynnar i en föreskrift.

Kontakta din kontaktperson på Stadsarkivet om du behöver hjälp med hur du fyller i en gallringsbegäran.

Handledningen Gallring av allmänna handlingar finns som stöd för gallring. Ett gallringsprotokoll ska fyllas i efter genomförd gallring.

Blanketten Gallringsbegäran används för att hos arkivmyndigheten begära beslut om gallring av allmänna handlingar. Blanketten kan fyllas i digitalt och ska skickas in av arkivansvarig/arkivarie till Stadsarkivet. Det finns två olika mallar att välja på.

Precis som för analoga handlingar så måste den digitala informationen ordnas och struktureras så det är lätt att avgöra vad som ska bevaras och vad som ska gallras eller rensas. Den gemensamma driven behöver regelbundet gås igenom för att se över mappar och filnamn. Dela in mappar efter vad som ska bevaras, diarieföras eller gallras för att underlätta arbetet.

Viktigt att planera för arkivering i samband med följande situationer:

Nedstängning av system (migrering m.m.)
Upphandling av nya system (samråd med Stadsarkivet)
Molntjänster, externa leverantörer
Hantering av olika databärare; usb, cd, hårddiskar
Tillgodose att gallring sker automatiskt efter beslutade frister

Vid överföring av allmänna handlingar till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför:

informationsförlust
förlust av möjliga informationssammanställningar
förlust av sökmöjligheter eller
förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet

Tänk på att ha regelbunden genomgång av den digitala/elektroniska informationen. Viktigt att följa gällande gallringsbeslut för att tillgängliggöra utrymme och öka sökbarheten för den viktiga digitala informationen som ska bevaras. Lagringsyta innebär också en kostnad precis som för fysiska hyllmeter. Det är även ett lagkrav på oss att efterleva GDPR angående personuppgifter som bara får sparas en viss tid.

Ett tips på hur du underlättar och håller ordning på de handlingar som ska gallras är att skriva på pärmens rygg exakt vilket år som handlingarna ska gallras/kastas.

Det finns olika sätt att gallra handlingar:
1. Handlingar utan sekretess kan man lägga i pappersåtervinningen eller i papperskorgen till förbränning.
2. Sekretesshandlingar/känsligt material bör antingen strimlas i en dokumentförstörare eller brännas. Via Tekniska verken kan man beställa tjänsten särskild förbränning. Avfallet placeras i röda säckar. Säckarna går sedan direkt till förbränningsugnarna på Gärstad. Det finns även möjlighet att följa med och bevaka förloppet.
3. Använda sig av låsta sekretesstunnor på kontoret.
4. Har man rutinen att gallra större mängder handlingar en gång om året kan man även packa materialet på en pall som hämtas av Tekniska verken till förbränning.

Gallring av allmänna handlingar

Mallar gallringsbegäran

Gallringsbegäran, tabellform, docs

Gallringsbegäran, tabellform, word

Gallringsbegäran, utökad text, docs

Gallringsbegäran, utökad text, word

Gallringsprotokoll

Gallringsprotokoll, docs

Gallringsprotokoll, word